Kostenloses CRM für Gmail 2026: Tarife, Grenzen und Testphasen
Welche kostenlosen CRM-Tarife funktionieren mit Gmail? Wir erklären Nutzer- und Datensatzgrenzen und warum Streaks E-Mail-Werkzeuge und Talvus Testphase eigene Angebotsarten sind.
Ein kostenloses CRM für Gmail mit dauerhaftem Tarif ist bei HubSpot und Capsule erhältlich. Beide bieten nutzbare Gmail-Werkzeuge. HubSpot unterstützt zwei Nutzer und 1.000 Kontakte, Capsule zwei Nutzer und 250 Kontakte. Zoho CRM ist für drei Nutzer kostenlos, sein Gmail-Add-on benötigt jedoch eine kostenpflichtige Edition. Salesforce Free Suite umfasst zwei Nutzer und eine grundlegende Google-E-Mail-Integration; die automatische Aktivitätserfassung bleibt kostenpflichtigen Angeboten vorbehalten.
Streaks kostenlose E-Mail-Werkzeuge und Talvus 14-tägige Testphase sind andere Angebote. Beide sollten nicht als kostenloses CRM dargestellt werden, das sich unbegrenzt weiterbearbeiten lässt.
Die offiziellen Tarif- und Hilfeseiten wurden am 1. November 2026 geprüft. Der umfassendere Gmail-CRM-Vergleich berücksichtigt auch kostenpflichtige Produkte.
Zuerst: kostenloses CRM und kostenlose Testphase unterscheiden
Ein dauerhaft kostenloser Tarif erlaubt die weitere Nutzung eines eingeschränkten CRM ohne Abonnement. Eine Testphase schaltet kostenpflichtige Funktionen vorübergehend frei. Eine kostenlose E-Mail-Erweiterung kann Tracking oder Vorlagen anbieten, ohne eine bearbeitbare Kontaktdatenbank, Verkaufschancen oder ein Team-CRM bereitzustellen.
Prüfen Sie außerdem, was „Gmail-Integration“ bedeutet. Mit einem Add-on können Sie möglicherweise eine Unterhaltung manuell speichern. Eine Erweiterung kann Kontaktdaten neben einer Nachricht anzeigen. E-Mail-Synchronisierung kann Aktivitäten im Hintergrund übernehmen. Eine dieser Funktionen belegt nicht, dass die anderen enthalten sind.
Prüfen Sie, ob die kostenlose Edition Ihren Alltag abdeckt: Kunden speichern, Unterhaltung dokumentieren, Nachfassen terminieren und den Verlauf später wiederfinden. Funktionen während der Ersteinrichtung können zu einer Testphase gehören.
Dauerhaft kostenlose Tarife und ihre Gmail-Bedingungen
| CRM | Kostenlose Nutzer | Bestätigte Datensatz- oder Speichergrenze | Was rund um Gmail möglich ist | Wichtige Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | 2 | 1.000 Kontakte; 1.000 Datensätze über andere Standardobjekttypen hinweg | Chrome-Erweiterung für Gmail, E-Mail-Protokollierung und Tracking | Kostenlose Werkzeuge haben eigene Nutzungslimits; erweiterter Zugriff kostet extra |
| Capsule | 2 | 250 Kontakte, 5 benutzerdefinierte Felder, 1 Vertriebspipeline | Das Gmail-Add-on kann Kontakte speichern und ausgewählte Unterhaltungen verfolgen | Kontaktübergreifende automatische E-Mail-Synchronisierung erfordert Growth oder höher |
| Zoho CRM | 3 | 5.000 Datensätze über alle Module hinweg innerhalb von 10 MB Datenspeicher | Das kostenlose CRM speichert Kundendatensätze; das dokumentierte Gmail-Add-on ist kostenpflichtig | Gmail-Add-on ab Standard; E-Mail-Integration ist ebenfalls kostenpflichtig |
| Salesforce Free Suite | 2 | Mindestens 10 GB Datenspeicher pro Organisation; maximale Kontaktzahl nicht bestätigt | Grundlegende Integration von Google-E-Mail und Kalender | Einstein Activity Capture gehört zu geeigneten kostenpflichtigen Editionen, nicht zu Free Suite |
Tarifquellen: Kostenlose HubSpot-Werkzeuge, Capsule-Preise, Zoho-Editionsvergleich und Salesforce-Funktionen und Kontingente.
Diese Grenzen messen unterschiedliche Dinge. Zohos 5.000 Datensätze werden von allen Modulen gemeinsam genutzt. Es sind also nicht 5.000 Kontakte plus 5.000 Verkaufschancen. Die Salesforce-Speicherangabe belegt keine unbegrenzte Kontaktzahl. Ermitteln Sie vor dem Import den erwarteten Umfang Ihrer Datenbank.
HubSpot: kostenlose Gmail-Protokollierung für ein oder zwei Personen
HubSpot ist ein sinnvoller Einstieg in eine Kundendatenbank mit Gmail-Protokollierung und Tracking. Das kostenlose CRM-Angebot ist zeitlich unbegrenzt, unterliegt aber Nutzer- und Datensatzgrenzen. Unser HubSpot-Gmail-Leitfaden erklärt das Verbindungsmodell.
Die Chrome-Erweiterung arbeitet in Gmail. Für eine nachträgliche Protokollierung verbinden Sie Ihr persönliches E-Mail-Konto, öffnen eine gesendete oder empfangene Nachricht, wählen Log email to HubSpot und die CRM-Datensätze. Protokollierung und Tracking sind verschieden: Eine Nachricht im CRM zu speichern ist etwas anderes als eine Benachrichtigung über ihre Öffnung zu erhalten. HubSpot dokumentiert die Voraussetzungen für die Protokollierung und die Einrichtung der Erweiterung.
Auch die kostenlose Nutzung ist begrenzt. HubSpots Produktkatalog nennt 200 E-Mail-Tracking-Benachrichtigungen pro Monat; der kostenlose Tarifvergleich begrenzt E-Mail-Vorlagen auf drei pro Konto. Diese Grenzen können schon vor 1.000 Kontakten wichtig werden. Der Katalog der kostenlosen HubSpot-Werkzeuge führt die einzelnen Kontingente auf.
Wählen Sie HubSpot, wenn zwei Personen eine kleine gemeinsame Datenbank pflegen können. Prüfen Sie andere Optionen, wenn eine dritte Person oder kostenpflichtige Vertriebsfunktionen bereits unverzichtbar sind. Bewerten Sie den konkreten Bezahlplan, bevor Sie Ihren Prozess darauf aufbauen.
Capsule: kleinere Datenbank mit Gmail-Add-on
Capsules kostenloser Tarif bietet weniger Kontaktkapazität: zwei Nutzer, 250 Kontakte, fünf benutzerdefinierte Felder und eine Vertriebspipeline. Er kann besser zu Selbstständigen mit überschaubarer Kundenliste passen als zu Unternehmen, die jahrelang gesammelte Interessentendaten importieren. Das sind Grenzen des dauerhaft kostenlosen Tarifs, unabhängig von Testphasen der kostenpflichtigen Capsule-Tarife. Die Capsule-Preise beschreiben das Angebot.
Das Gmail-Add-on ist in allen Tarifen verfügbar. Es kann Kontakte, Aufgaben, Verkaufschancen und Projekte aus Gmail anlegen. Wenn Sie eine Unterhaltung zur Verfolgung auswählen, speichert es auch deren künftige Nachrichten. Sie müssen nicht jede Antwort einzeln speichern. Der Gmail-Add-on-Leitfaden von Capsule dokumentiert dieses Verhalten.
Entscheidend ist der Umfang. Einer ausgewählten Unterhaltung zu folgen ist nicht dasselbe wie E-Mails automatisch für alle ausgewählten Kontakte zu erfassen. Capsule führt die umfassendere Funktion Email Sync in Growth und höheren Tarifen auf. Wenn Sie viele Unterhaltungen ohne manuelle Schritte erfassen möchten, belegt das kostenlose Add-on diese Möglichkeit nicht.
Wählen Sie Capsule, wenn 250 Kontakte ausreichen und Sie relevante Unterhaltungen gezielt speichern können. Überschreiten Sie diese Grenze bereits, vergleichen Sie einen Bezahlplan, statt nützlichen Kundenverlauf immer wieder zu löschen, um kostenlos zu bleiben.
Zoho CRM: drei kostenlose Nutzer, Gmail jedoch kostenpflichtig
Die kostenlose Zoho-CRM-Edition bietet bis zu drei Nutzer und 5.000 Datensätze über alle Module hinweg innerhalb von 10 MB Datenspeicher. Für Dateien gibt es ein getrenntes Kontingent von 1 GB. Der zusätzliche Nutzer kann für ein Dreierteam nützlich sein; Datensatzkapazität und Gmail-Zugriff müssen jedoch separat geprüft werden. Der Zoho-Funktionsvergleich beschreibt diese Grenzen genauer als eine allgemeine Werbung für ein kostenloses CRM.
Derselbe Vergleich schließt das Add-on Zoho CRM for Gmail aus Free aus und enthält es ab Standard. Auch E-Mail-Integration über IMAP, POP3 oder die Gmail API ist in Free nicht enthalten. Eine Google-Anmeldung oder ein kostenloses CRM-Konto belegt keinen kostenlos synchronisierten Posteingang.
Das kostenpflichtige Add-on kann Leads oder Kontakte anlegen, ihre Daten aktualisieren und E-Mails zuordnen. Das ist nützlich, gehört aber nicht in die Spalte der kostenlosen Funktionen. Der Einrichtungsleitfaden für das Zoho-Add-on beschreibt diese Schritte.
Wählen Sie Zoho Free, wenn die CRM-Datenbank für drei Nutzer passt und manuelle Arbeit außerhalb von Gmail akzeptabel ist. Müssen CRM-Datensätze direkt neben E-Mails aktualisiert werden, berücksichtigen Sie die Upgrade-Kosten im Vergleich. Kostenloser Zugriff auf eine separate Browser-Erweiterung wurde hier nicht bestätigt.
Salesforce Free Suite: grundlegende Google-Integration für zwei Nutzerplätze
Salesforce bietet inzwischen eine dauerhaft kostenlose Free Suite für bis zu zwei Nutzer an. Sie umfasst die Verwaltung von Unternehmen, Kontakten, Leads und Verkaufschancen, Aufgaben, Berichte sowie eine grundlegende E-Mail- und Kalenderintegration. Das veröffentlichte Kontingent beinhaltet 10 GB Datenspeicher pro Organisation und 25 benutzerdefinierte Felder pro Objekt, jedoch keine benutzerdefinierten Objekte. Die Kontingenttabelle von Salesforce grenzt sie von Starter und Pro Suite ab.
Die Gmail-Einschränkung ist wichtig. Salesforce bezeichnet die E-Mail-Integration von Free Suite als grundlegend; die Vergleichstabelle nennt Google-Unterstützung. Die kostenpflichtige Starter-Edition enthält Einstein Activity Capture. Die Google-Verbindung der kostenlosen Edition bedeutet nicht dieselbe automatische E-Mail- und Kalendererfassung wie in Bezahlangeboten. Der Salesforce-Suite-Vergleich zeigt den Unterschied.
Free Suite erlaubt außerdem 100 Marketing-E-Mails pro Monat. Das ist ein Marketingkontingent, kein Limit für Ihr normales Gmail-Postfach. Um den kostenlosen Zugang aktiv zu halten, verlangt Salesforce eine Anmeldung mindestens alle 60 Tage. Free Suite enthält nicht den kostenpflichtigen Tarif Standard Support. Die Salesforce-Regeln zum kostenlosen Support erläutern diese Bedingungen.
Wählen Sie Free Suite, wenn Ihr kleines Team in Salesforce beginnen möchte und mit den Einschränkungen arbeiten kann. Ist automatische Aktivitätserfassung von Anfang an erforderlich, wählen Sie eine geeignete kostenpflichtige Edition.
Streaks kostenlose E-Mail-Werkzeuge enthalten kein vollständig bearbeitbares CRM
Streak bietet kostenloses E-Mail- und Link-Tracking, Textbausteine, das Aufteilen von Unterhaltungen und Serien-E-Mails mit einer Tagesgrenze von 50 E-Mails. Das vollständige CRM und gemeinsame Pipelines benötigen einen Bezahlplan. Kündigen Sie diesen, werden vorhandene Pipelines und Boxes schreibgeschützt, statt als bearbeitbares kostenloses CRM weiterzulaufen. Siehe Streak-Preise und den Kündigungsleitfaden.
Das kann genügen, wenn Sie lediglich einige E-Mail-Werkzeuge brauchen. Für Menschen, die Verkaufsphasen und Kundendatensätze laufend ändern müssen, ist es keine passende Empfehlung als kostenloser CRM-Tarif. Unser Streak-Produktbewertung erklärt den kostenpflichtigen Gmail-Arbeitsablauf; der Vergleich von Streak-Alternativen stellt mögliche Ersatzprodukte vor.
Talvu: Testphase mit allen Funktionen und festem Enddatum
Talvu bietet eine 14-tägige Testphase mit allen Funktionen, ohne Zahlungskarte. Sie beginnt mit der ersten erfolgreichen Gmail-Verbindung. Die weitere Nutzung ist kostenpflichtig: 15 $ monatlich, 72 $ für sechs Monate oder 120 $ jährlich. Das Angebot gehört in eine Testauswahl, nicht in eine Tabelle dauerhaft kostenloser Tarife. Der Abrechnungsleitfaden von Talvu nennt Zeiträume und Gesamtbeträge.
Nutzen Sie die Testphase, um Kontakte, Projekte, Aufgaben und Notizen in Gmail zu prüfen. Nach Ablauf des Zugriffs werden CRM-Arbeit und Synchronisierung pausiert; Export und Kontolöschung bleiben gemäß den aktuellen Bedingungen verfügbar. Der Talvu-Leitfaden beschreibt den Funktionsumfang.
Die kostenlose Edition vor dem vollständigen Import prüfen
Beginnen Sie mit einer kleinen Auswahl aus Kunde, Interessent, Verkaufschance und Nachfassaufgabe. Protokollieren Sie eine eingehende Nachricht und eine Antwort und prüfen Sie, wo sie erscheinen. Laden Sie die Personen ein, die die Datenbank pflegen werden, und testen Sie den Zugriff über deren Konten.
Zählen Sie Nutzer und Datensätze getrennt. Berücksichtigen Sie Unternehmen und Verkaufschancen, wenn sie dasselbe Kontingent verbrauchen. Prüfen Sie das Exportformat und die Kosten des ersten voraussichtlich nötigen Upgrades: weiterer Nutzer, mehr Kontakte, automatische E-Mail-Erfassung oder Sequenzen.
Wenn eine Kontaktliste und Erinnerungen genügen, bietet der Leitfaden zur Nutzung von Gmail als CRM einen ersten Arbeitsablauf. Wählen Sie ein dauerhaft kostenloses CRM, wenn seine Grenzen zu Ihrer geplanten laufenden Arbeit passen. Nutzen Sie eine Testphase, wenn Sie ein kostenpflichtiges Produkt bewerten und für die anschließende Nutzung ein Budget haben.