Нагадування про листи в Gmail: підказки, відкладені листи та завдання
Підказки виділяють листи, відкладання повертає повідомлення, а завдання визначають дію та термін. CRM додає контекст клієнта. Ці механізми мають різні умови спрацьовування.
Нагадування про листи в Gmail мають різні умови: підказки виділяють повідомлення, відкладання повертає лист, а завдання фіксують дію зі строком. Для пропозиції, яку треба перевірити в п’ятницю, створіть завдання з датою замість того щоб покладатися на підказку; завдання CRM може додати контекст клієнта. Жодна опція автоматично не означає «нагадати, лише якщо ніхто не відповість», тому цю умову перевіряйте окремо.
Використовуйте підказки як підстрахування
Довідка Gmail про відповіді описує підказки для отриманих листів, на які варто відповісти, і надісланих, що потребують уваги. На комп’ютері відкрийте Налаштування, Переглянути всі налаштування, потім Загальні. Виберіть потрібні варіанти нагадувань і збережіть зміни. Перегляд повідомлень у вигляді ланцюжків має бути ввімкнений.
Це саме пропозиції: вони не дозволяють призначити надійний термін для кожної розмови. Залиште їх увімкненими, якщо вони корисні, але для пропозиції, яку треба перевірити в п’ятницю, створіть завдання з датою. Швидка відповідь, що пропонує текст повідомлення, — інша функція, яка не планує цю дію.
Відкладайте лист, який має повернутися
Відкладання тимчасово прибирає лист із вхідних і повертає його вибраного дня й часу. На комп’ютері наведіть вказівник на лист, натисніть значок годинника й виберіть термін. Очікувані листи можна знайти у відкладених або пошуком in:snoozed.
Це зручно, коли робота міститься в самому повідомленні: наприклад, переглянути технічне завдання завтра вранці. Якщо одна розмова містить кілька дій, завдання буде зрозумілішим. Повернений лист не пояснює, чи треба зателефонувати, змінити кошторис або попросити погодження, якщо ви заздалегідь не записали рішення.
Створіть завдання для конкретного зобов’язання
Щоб створити Google Завдання з листа, відкрийте повідомлення й додайте його до Завдань; команда може бути в меню «Більше». У бічній панелі вкажіть дію, подробиці, дату й час. «Попросити Олену підтвердити адресу доставки» корисніше, ніж «Лист Олени».
Посібник зі сповіщень Google Завдань рекомендує вказати дату й час. Перевірте дозволи сповіщень на своєму пристрої. На Android також може впливати системний доступ до будильників і нагадувань. Перед важливим терміном перевірте короткий приклад. Мовчання телефона не означає, що завдання виконане.
Додайте контекст відносин із CRM
Пропозиція може обговорюватися в кількох ланцюжках і подальшому дзвінку. Завдання CRM зберігає наступний крок поруч із замовленням, а не залишає весь процес в одному листі. Наш посібник із налаштування Gmail пояснює межу між організацією пошти та структурованими записами.
Завдання Talvu можуть мати дату, необов’язковий час і зв’язок із проєктом, контактом або адресою пошти. Закладка на початковий лист окрема. У режимі ланцюжків нове завдання використовує останній лист розмови: перевірте пов’язану пошту до збереження. Це завдання Talvu, а не Google Завдання; вони автоматично не додаються до Google Календаря. Позначка прострочення не надсилає лист клієнту.
Завдання Streak залишаються пов’язаними із записом CRM. Документація описує синхронізацію з Календарем за наявності терміну та налаштовувані сповіщення поштою й у браузері. Кожен користувач задає власні налаштування сповіщень. Уточніть умови тарифу та прочитайте огляд Streak перед вибором цього процесу.
Відокремлюйте нагадування за вхідними листами
Нагадування з нотаток Talvu показують збережений контекст, коли вибрана людина знову пише. Збережіть нотатку проєкту, натисніть Remind, виберіть одну або кілька точних адрес і підтвердьте. Нові вхідні листи із цих адрес після активації можуть показувати нотатку, зокрема в новій розмові.
Це підходить для «Запитати Анну про погоджений бюджет, коли вона знову напише». Це не сценарій «Зв’язатися з Анною в п’ятницю, навіть якщо вона мовчить». Читання картки не завершує нагадування: позначте його виконаним або вимкніть після розв’язання питання. Для завершених проєктів не можна ввімкнути нове нагадування. Після вимкнення нотатка зберігається.
Перевіряйте правила за відсутності відповіді
Якщо потрібне умовне нагадування без відповіді, перевірте саме цю функцію в продукті й тарифі. Що вважається відповіддю, чи підходить новий ланцюжок, які одержувачі враховуються й чи скасовується правило після відповіді? Надсилання за розкладом — окрема функція; нагадування не означає дозволу автоматично надіслати лист.
Перевірте безпечну тестову розмову: без відповіді, з відповіддю до терміну, зі зміною терміну й завершенням. Тримайте відкриті дії в одному місці та щодня переглядайте прострочення. Наш рейтинг CRM для Gmail допоможе обрати простий процес зі зрозумілою умовою й наступною дією.